Door publicaties van NRC is de vraag actueel geworden: wat zegt het kerkelijk wetboek over archivering en met name over geheime archieven, verderop cursief.
De redactie heeft betreffende canones (artikelen uit het wetboek) op een rij gezet zodat u zelf kunt oordelen…
Can. 486 – § 1. Alle documenten die het bisdom of de parochies betreffen, moeten met de grootste zorg bewaard worden.
§ 2. In elke curie (bisschoppelijke administratie, red.) dient op een veilige plaats een diocesaan archief of bewaar plaats opgericht te worden, waarin documenten en geschriften die op diocesane aangelegenheden, zowel geestelijke als tijdelijke, betrekking hebben, duidelijk geordend en zorgvuldig afgesloten bewaard worden.
§ 3. Van de documenten die zich in het archief bevinden, dient een inventaris of cataloog gemaakt te worden, met een korte samenvatting van elk geschrift.
Can. 487 – § 1. Het archief moet afgesloten zijn en een sleutel ervan mogen alleen de Bisschop en de kanselier hebben; het is niemand toegestaan er binnen te gaan, tenzij met verlof van de Bisschop …..
§ 2. Het is het recht van hen die het aangaat, een authentiek afschrift of fotocopie van documenten die naar hun aard publiek zijn en die de staat van hun persoon betreffen, persoonlijk of door een vertegenwoordiger te ontvangen.
Can. 488 – Het is niet geoorloofd documenten uit het archief naar elders te brengen, tenzij slechts voor korte tijd en met toestemming van de Bisschop …….
Can. 489 – § 1. Er dient in de diocesane curie ook een geheim archief te zijn of ten minste in het gewone archief een kast of kist, geheel dicht en afgesloten, die niet van de plaats verwijderd kan worden, waarin namelijk documenten die geheim gehouden moeten worden, met de grootste voorzorgen bewaard dienen te worden.
§ 2. Elk jaar dienen documenten betreffende strafzaken op het gebied van de zeden, waarvan de aangeklaagden overleden zijn of welke sinds tien jaar door een veroordelende uitspraak gesloten zijn, vernietigd te worden, behoudens een korte samenvatting van het feit met de tekst van de definitieve uitspraak.
Can. 490 – § 1. Alleen de Bisschop mag de sleutel van het geheim archief hebben.
§ 2. Wanneer de zetel vacant is, mag het geheim archief of de geheime kast niet geopend worden, tenzij in een geval van echte noodzaak door de diocesane Administrator zelf.
§ 3. Uit het geheim archief of de geheime kast mogen geen documenten naar elders gebracht worden.
Can. 491 – § 1. De diocesane Bisschop dient te zorgen dat de akten en documenten, ook van de archieven van kathedrale, collegiale en parochiekerken en van andere in zijn gebied gelegen kerken, zorgvuldig bewaard worden, en dat inventarissen of catalogen opgesteld worden in twee exemplaren, waarvan het ene in het eigen archief en het andere in het diocesane archief bewaard dienen te worden.
§ 2. De diocesane Bisschop dient ook te zorgen dat in het bisdom een historisch archief bestaat en dat documenten die een historische waarde hebben daarin zorgvuldig bewaard worden en systematisch geordend.
§ 3. Voor de inzage en het naar elders brengen van akten en documenten waarover in de §§ 1 en 2, dienen de door de diocesane Bisschop vastgestelde normen in acht genomen te worden.
Voor de goede orde, deze artikelen zijn uit het kerkelijk wetboek dat sinds 1983 van kracht is geworden. In het oude kerkelijke wetboek dat van 1917 tot 1983 van kracht was, beschreef artikel 379 ev. hetzelfde thema op vergelijkbare wijze.